“忙吗”经常被当作寒暄的话，得到的答案也往往是一个字——忙，而且通常听着有气无力。是的，我们身处在一个异常忙碌的社会，不管是管理者，还是职场人或者学生，每个人好像都如陀螺般旋转不停。
转眼又到年底，人们一边发出惊叹“时间都去哪儿了”，一边又陷入“忙”的死循环无法自拔。那么，“忙”是事业成功的必要代价吗？当你进入“嗜忙”的状态，一刻也不停歇时，效率又是如何的？既然时间珍贵，又该怎样利用好我们的时间？
是时候揭开时间管理背后的秘密了。
美国一家顾问公司曾对100名白领做过一次调查，结果表明：仅有1人认为有足够的时间；10人认为需要有10%的额外时间；40人认为需要有25%的额外时间；其余的人认为需要多于50%的额外时间。
对很多人来说，时间荒是一个很严重的问题，许多人宁愿有充裕的时间而非充足的金钱。2008年，皮尤研究中心调查美国中产阶级最关切的问题是什么，68%的人说，拥有自己的时间非常重要，其重要性超过了生孩子(62%)、职业上的成功(59%)和富裕(12%)。很多人对时间不够用非常担忧，却很少有人意识到需要重视这背后的时间管理。
时间管理，在百科书上的解释是用技巧、技术和工具帮助人们完成工作，实现目标。它并不是要把所有事情都做完，而是有效地利用时间，更像是一种提醒与指引。
在《超级时间倍增术》作者、时间管理专家罗里·瓦登看来，时间是一种比我们想象的要更加灵活的资产，虽然我们不能让每一天多出几个小时，但还是有办法让自己感到时间是充裕的。
日本女医生的“大石头理论”
成功人士究竟如何安排时间？
想象一下，如果你是一位职业女性，头衔和薪水都不错，但有了孩子后，你得一边想着今天没交的企划案，一边安抚小孩，还要煮饭擦地洗碗，这时的你肯定想每天变成48小时才好。
同样的情况也发生在日本女医生吉田穗波的身上，然而，她却在陆续生了5个孩子、全职工作的同时，到哈佛留学了两年，还出了本书。
其实在11年前，吉田穗波只是一位妇产科医生，工作十分忙碌。她决定到哈佛念书时，大女儿两岁，二女儿只有两个月，上班朝九晚五，每天上下班要花三个小时在路上，通常下了班、接了小孩，回到家已经七点。
但从准备考试到考取哈佛，吉田穗波只花了半年时间，其间还怀上了第三胎。2008年，吉田穗波带着三岁、一岁和一个半月大的三个女儿，与先生一同前往波士顿。两年后她取得学位，留学期间，她怀上了第四胎。
2012年，吉田穗波如愿成为日本国立保健医疗科学院生涯健康研究部的主任研究官。就在她写的书《就因为没时间，才什么都能办到》出版之际，她的第五个孩子出生了。
一天只有24小时，工作、带娃、做家务、准备留学，还要睡眠充足，保证身体健康，时间真心不够用。应该怎么办？吉田穗波的办法是——提升24小时的使用密度。
很多人挂在嘴边的一句话是“时间是要挤出来的”，时间不仅要被挤出来，还要看挤出时间做什么。同样是一分钟，怎么用才会更有价值、更精确？结果完全不同。
吉田穗波说自己的生活中充满“大石头理论”。“大石头理论”大部分人都非常熟悉，想把更多大石头、小石头、细沙放进桶里，应该先放大石头，再放小石头，最后放细沙。也就是说，时间管理上，应该用整段时间优先处理“大石头”，再用零碎时间安排“小石头和细沙”。
吉田穗波的很多事务就是利用“小石头和细沙”的时间完成的，再用完整时段去实现人生梦想。
吉田穗波的父母都是大学老师，是双薪家庭，所以，吉田穗波出生后43天就被送进托儿所了。校方规定，每天家长都必须把自家孩子用的尿布对折再对折，放进柜子里，吉田穗波的父亲就会边看论文边折尿布，一点也不浪费时间。
耳濡目染，吉田穗波也变成了利用零碎时间的高手。坐地铁公车的时候大家都玩手机，但吉田穗波通勤的3小时是她的读书时间。此外，走路、等车、上洗手间、晾衣服、收拾餐具……所有这些不方便拿纸笔的时刻，吉田穗波都没有浪费，会用来练习听力，或者思考回信、报告，这样下笔更快，可以省去一边想一边打字的时间。
满世界奔波
也能成为120分的母亲
其实，很多人都遇到过类似的情况：急着出门，却特别想整理桌子；加班工作，却特别想学外语……越是时间不自由，越有想干大事的冲劲。
吉田穗波能够完成这一切，源于大女儿一岁时因肺炎引发气喘，让吉田穗波在疲于应付的同时，也萌生了一个想法：“我何曾有过这么强烈的冲劲，想要做点什么？”她觉得这股斗志放着不用太可惜了，于是决定化逆境为助力，把这股能量发挥出来，去实现理想。
吉田穗波说，如果一天24小时全归她自由支配，她应该没法在短时间内念那么多书；如果没有孩子需要照顾，她应该会有闲情逸致并放松自己，也不会充满斗志、热血沸腾了。
每个人的肩膀上总有许多“理想”和“责任”。如果总以责任为先，理想就很难实现，因为，责任是永无止境的。如果等责任尽了才去追求理想，那等到天荒地老也动不了手了。所以，实现梦想的关键就是，理想和责任一起扛，同时做想做的事和该做的事。
如今，尽管有70%的妈妈没有放弃在职场拼搏，但在一家民企公司担任副总裁的陈曦看来，女性并不需要在“好妈妈”和“好上司”之间做选择题。
12年来，陈曦满世界奔波，到处开发供应商，你可以想象，作为两个孩子的母亲，她的时间常常不够用。但陈曦并没有觉得自己作为母亲的缺位，在孩子年幼的时候，她每次出差都会先买两本故事书，一本给孩子们，一本自己带着。作为一种不可违背的规定，每个在外奔波的晚上，她都会在固定时间打电话回家，给他们讲故事，做到了真正的亲子交流。只要出差回来，陈曦还会专门花一些时间和孩子们相处，分享一路的趣事和见闻。
“事实上，作为母亲，我可以得120分。有时候，我的忙碌似乎变成了一种恩赐，因为这让我学会了排列事务的优先顺序。”陈曦说。
为了多留时间给孩子，陈曦变成了一个非常高效的人，持续的压力迫使她更加努力地工作，也提升了她清晰迅速评估事务价值的能力。她用一段话，总结了自己对时间的看法：“我非常不理解为什么有的人把孩子当成了自己无法专心工作的理由，家庭和孩子不会成为我事业的障碍，相反，他们是我必须在工作中取得成就的理由。”
在对时间管理颇有关注的上海天翼图书有限公司总经理李月庆看来，很多人觉得自己没时间，其实是没有专注的意识。没有专注，家庭才会成为你事业的阻碍。说白了，你要做的事情很简单，就是在该做什么事的时候，就把精力集中在最有意义的事情上。
做加法
做不出更多时间
丹·米勒是世界上最受欢迎的培训师之一，著有《48天找到你爱的工作》和《快乐工作的方法》两本畅销书。丹住在美国距纳什维尔市中心40分钟车程的郊区，那里群山起伏。
每每有人到了丹的家里，他都会介绍院子里的一根老树桩。几年前，丹陷入一个进退两难的困境。一场暴风雨中，一道闪电劈中了院子里的参天雪松，树干被拦腰截断。丹不仅失去了最心爱的雪松，也遇到一个新问题：残留的树桩怎么办？
大多数人的第一反应都是打电话给有关部门，请他们派人过来把残余的树桩挖走。但是，丹显然不属于大多数。思考几周后，他终于有了主意。丹打电话给著名的木雕艺术家特里女士，说自己有个“有趣的项目”想找她合作。
特里女士来了之后，丹对她说：“我肯定这根树桩里有一只雄鹰想要飞出来。”特里女士围着树桩仔细地端详了20分钟，然后说：“你说得没错。”三天后，特里女士完成了自己的作品。原本平淡无奇的树桩上，伫立着一只英姿勃发的白头海雕，翼展长达1.2米。并非特里女士创造了这只鹰，她只是释放了这头猛禽。或者说，它一直都在那里，只是特里女士花了些时间，把它身上多余的部分除去了。
这个故事印证了法国作家安东尼·圣埃克苏佩里的一句名言：完美并不意味着再没有什么东西可增加，而是再没什么东西可删减。同理，我们总是专注于如何往自己的人生中增加更多东西，总是在寻找新的策略，总是希望给人生锦上添花。其实，我们也要问问自己：应该把哪些事情，从人生中减去？
消除，是创造出最多时间的方法。运用消除策略，就能在明天拥有比今天更多的时间。而最直接的方法，就是在今天清理、删减或取消明天的某些日程。这可能只需要花几分钟，想清楚自己目前哪些事情是没有必要做的，然后直接终结冗余事项。如果我们为冗余事项列个清单，排在前几位的应当分别是非必要的会议、冗长的邮件、再是决策和八卦。
美国人力资源调查公司Salary.com做过一项调查，结果显示，47%的人认为在职场中最浪费时间的事情就是开会。很多人抱怨每周都会开一些低效率的会议，其实，会议的组织者应该思考，到底是为了开会而开会，还是真的有重要的事情必须进行集体交流？
长邮件就像是一个闪烁的信号灯，提醒你应该亲自和那个人谈谈。罗里的妻子阿曼达曾制定了一个预览规则，如果一封邮件的内容超过了预览窗口，那就直接跳过。如果邮件太长，那就打电话吧。
再决策则是指在每个人都知道正确答案的情况下，却再三评估一个早该完成的决策。
此外，永远不要低估八卦浪费的时间，向无关人员抱怨或碎碎念任何事情，这个毛病应该立即改掉。
在现实生活中，一个人只有学会对冗余事项说“不”，才会得到真正的时间自由。正如脱口秀明星拉瑞·金所说：“我发现在生命中得到的越多，不论是职业上或金钱上，你就可以越挑剔，我现在已经没有非去不可的餐厅了。”
制定标准流程
比花时间苦干有效
罗里·瓦登被誉为时间大师，他在全世界演讲，告诉人们如何通过时间管理来实现自己的人生目标。
罗里还是一名企业家，他是美国西南咨询公司的共同创办人。如今，西南咨询公司价值数百万美元，为全世界27个国家的客户提供自选服务。
谈起公司，罗里仍对创业之初的那些日子记忆深刻：每天早晨6:00起床，从7:00开始一直工作到午夜，一周工作6天。联络客户、输入信息、抽调数据，罗里每天忙得团团转。
然而，长时间下来，令人沮丧的事情发生了。虽然罗里和他的团队非常努力地工作，但维持老客户与开发新客户的双重压力让他们窒息。每天光发邮件就会占用他好几个小时。而且，因为数量太多，有时候会把邮件发给错误的人。甚至，他们还会被新客户取消合作，因为他们看上去太不专业了。尽管超负荷、超时长的工作，还是会每年损失数万美元。
无论你工作得多么勤快，无论你多么聪明，无论你的热情多么高涨，一个单位的业绩，往往取决于其工作系统的优劣。罗里团队开始改变，他们采用新的系统软件，可以把邮件营销、客户关系管理和电子商务整合到一起。他们开始花费时间、精力和成本来优化自己的业务流程。在这一过程中，他们意识到以前的工作方式隐性成本太过高昂。在新的业务流程中，不同工作组之间的交流很是顺畅，它能保证邮件会被抄送给正确的人，并自动通知服务客户的最佳时机和最佳方式。
最终，转机发生了，新业务流程运行的第一年，西南咨询公司的营收增长了1倍，净收益增长了4倍。在罗里看来，最重要的收获是，团队和客户都得到了最佳结果，生活和时间终于都回来了。
如果你今天创造了一个标准流程，就会为明天节省不少时间。无论在工作中还是生活中，都是如此。
或许，生活中的标准流程需要你花大量时间思考，你想让生活变成什么样，你应该怎样推动它变成那样，这听起来费时费力，但唯有先设定投入资源的最高额度，才能让时间成倍地增加。
花更长的时间钓鱼
不如在正确的时间钓鱼
如果你黄昏在湖边散步，遇到一位渔翁，他的脚下系着一条绳子，绳子另一端泡在水里，那会是什么？一整网鱼。
如果你是在上午11:00去湖边，渔翁的网里会有多少鱼？基本没有。事实上，那时候你很可能根本不会遇到任何渔翁。因为他们不会在上午11:00出来劳作，鱼儿们的饭点才不是那时候！鱼儿都在接近黄昏的时候才出来觅食。
如果你愿意，当然也可以选择上午11:00出门钓鱼，而且往湖里抛进尽可能多的鱼饵，就好比我们在职场上拼命加大工作强度、提高工作速度一样。但付出同样的努力，你在上午的收获永远比不上黄昏。
但在生活中，我们会发现，绝大多数人都不比渔翁智慧。想成为出色的渔翁，我们需要考虑的问题不是“我钓了足够长时间的鱼吗”，而是“我是在正确的时间钓鱼吗”。
渔翁会在抓住鱼后立即杀鱼吗？当然不会，因为他要把这些宝贵的时间用来钓更多的鱼。这就是我们经常忽略的一点：即便事情正确，我们选的时机未必正确。
美国国会开会讨论有个游戏规则，如果某个事项在会议讨论中引起激烈争论，正反两方面“公说公有理，婆说婆有理”，一时难以分出高下，会议主持者就会宣布将问题事项“搁置”，要求有关部门和有关人员将它“召回”并进行“返工”，尤其是对有争议的问题进行必要的修正，然后在适当的时候再开会商议和表决。学会搁置也是选择时机、提高效率的重要方法。
遇上合适时机的关键一步是充分利用效率高峰期。每天我们都有一个2-2.5小时的效率高峰期，通常在醒后几小时。大部分人一天最有效率的时间是在早晨起床后的两个小时，比如7点起床，效率最高的时间为8-10点，这段时间应该用来做最挑战大脑的工作。这两个小时也通常是一个人自制力最强的时间段。醒来时间越久，自制力就越成问题。到了晚上，很多事情都会出错。所以，每天最好设置两个小时的“保护时间”。
你了解自己应该在什么时机做什么事吗？大部分人的答案是否定的。现在不妨试着分析自己的集中时间、分散时间、倦怠时间，找准时间来做关键的事。
工作不是越多越好
要学会委派
哈佛商学院管理学教授罗伯特·卡普兰在其著作《向镜中人询问什么》中，提到了自己亲身经历的一个案例：
一家中型制造企业的总裁感觉自己被工作压得喘不过气来，这让他在面对主要的竞争对手时越来越力不从心。于是他来到哈佛大学参加了一项为期一周的管理者培训项目。一天下午，他来到卡普兰教授的办公室，希望教授能帮他分析究竟哪里出了问题。
“您认为领导者是天生的还是后天造就的？”他问卡普兰教授，“如果是后天造就的，您认为我能学着成为一个领导者吗？”
卡普兰教授让他描述一下自己的时间支配情况，这位总裁开始滔滔不绝。他说自己上任之初就肩负着二十几项人事评审工作，至今仍兼任着公司销售经理一职，虽然公司管理人员的数量已多达300余人，但他还是承担着几乎所有行政管理人员的职责。
卡普兰教授建议他做这样一项练习：将他每一个工作小时的内容填到如下三列中：第1列是只有他才能干的重要工作任务，这些工作对于顺利完成公司最关键的优先事项是必需的；第2列也是重要的工作任务，但至少部分可以由其他人来完成；第3列是一些无关紧要的工作任务，应当由其他人来完成。
图表制作出来了，这位总裁填写的“安排行政人员”放在第3列，每周占用了7个小时；“处理小客户的销售电话”每周占用10个小时，也被放在了第3列；“负责二十几项业绩评审”占用了整个秋季中的45个小时，其中一半被归入第1列或第2列，剩下的被归入了第3列。
在亲眼目睹了这一白纸黑字的分析过程之后，这位总裁立即决定将第3列中的工作任务委托给他人，并仔细核查第2列中的哪些工作任务必须由他本人身体力行。
半年后，他打电话给卡普兰教授，说自己在分配时间上已非常有效。他将自己全身心地投入到企业的竞争定位评估当中，并因此得出了企业应当与一家主要竞争对手合并的结论。这是非常艰难的决定，但他认为对于企业的未来发展和福祉至关重要，同时他也认为，如果没有他对竞争定位的高度关注，就不可能做出这一重要决定。
向别人委派任务说起来容易，但它有一个核心难点，那就是完美主义。你必须学会和非常普通的人与事和谐相处。你必须接受这种观点，一开始别人或许做得不如你好，但随着时间的推移，他们会做得越来越好。
把工作委派给他人，卸下了负担，释放了压力。你不再需要把自己修炼成无所不能的海豹突击队员，而是不知不觉间为自己打造了一整支军队。(记者王一)
